Когда вы работаете с таблицей, содержащей даты, которые нужно не пропустить при их наступлении, неизбежно возникает вопрос о том, как это гарантированно сделать. В Excel можно использовать различные средства для создания "напоминалки". Прочитав эту статью, вы узнаете о них.
Для наглядности возьмем совсем несложный пример. Предположим, в некоторой таблице отмечается дата регистрации заказа и дата, когда он должен быть выполнен. За сутки до даты выполнения необходимо перезвонить клиенту. Какие варианты "напоминалок" можно использовать?
Во-первых, можно таблицу раскрасить. Например, строки, относящиеся к заказу, по поводу которого пора звонить, должны окрашиваться красным. Строки заказов, срок исполнения которых отстоит от сегодняшней даты более чем на 1 день, должны быть окрашены голубым. Строки заказов, срок исполнения которых уже прошел, вообще не окрашиваются. Последовательность действий для реализации этой "задумки":
- выделите столбцы таблицы (можно целиком, чтобы не ограничивать количество строк с данными);
- в меню команды Условное форматирование (вкладка Главная) выберите строку Управление правилами;
- создайте правило в виде формул: "=$C2-СЕГОДНЯ()>1" (формат: заливка голубым) и "=$C2-СЕГОДНЯ()=1" (формат: заливка красным);
- примените созданные правила.
Обратите внимание, что ссылка на ячейку "$С2" смешанная (запрет установлен на изменение номера столбца С). Использование функции "СЕГОДНЯ()" позволит автоматизировать форматирование, так как при каждом открытии файла будет проверяться текущая дата и строки в таблице будут менять цвет заливки. Если результат вам не понравиться, удалите правила, выбрав соответствующую команду в меню кнопки Условное форматирование.
Во-вторых, можно создать дополнительный столбец для выдачи сообщений о необходимости звонить клиенту (конечно, если разрешается менять структуру таблицы). Плюс этого решения будет в том, что можно включить фильтр по дополнительному столбцу и просмотреть только строки с напоминанием. Последовательность действий в этом случае:
- вставьте дополнительный столбец, например, перед таблицей;
- в первую ячейку столбца проверки вставьте формулу: "=ЕСЛИ(D2-СЕГОДНЯ()=1;"Позвонить";" ")";
- скопируйте ее в остальные ячейки столбца;
- установите фильтр (вкладка Данные, кнопка Фильтр);
- используйте фильтр для столбца Напоминание.
После того, как всем позвонили, снимите фильтр со столбца Напоминание и продолжайте ввод данных о новых заказах.
В-третьих, можно формировать список звонков с помощью расширенного фильтра.
Плюсом этого решения является создание отдельного списка напоминаний. Минусом — необходимость удаления сформированного списка перед формированием нового на следующий день. Но эту проблему можно решить, создав макрос.
В статье было предложено три варианта создания "напоминалки". Конечно, возможны и другие, более сложные варианты. Но даже рассмотренные приемы существенно облегчат вашу ежедневную работу.
Скорее всего, вы пользуетесь на работе или дома небольшими разноцветными листочками, на которых удобно записать какое-нибудь напоминание и приклеить их на корпус монитора. Частенько эти бумажки открепляются, теряются или их становится уж слишком много. Решение этой проблемы предлагает операционная система Windows 7 в виде записок, которые размещаются прямо на рабочем столе. Они тоже разноцветные, их тоже может быть много. Но в отличие от бумажных предшественниц — не открепляются, вмещают в разы больше текста и даже могут быть интерактивны!
- Нажмите кнопку Пуск (Start) на панели задач и в строке поиска начните ввод первых букв названия приложения Записки (Sticky Notes). В верхней части меню появится список найденных объектов, имеющих схожие названия, например положение по обучению охране труда может иметь несколько версий.
- Щелкните мышью на пункте Записки (Sticky Notes). После этого откроется окно программы, представленное в виде небольшого цветного фрагмента.
- Введите какой-либо текст в окно записки. Также вы можете копировать и вставлять текст из других источников: документов Word, веб-страниц и т. п.
- Щелкнув в окне электронной записки правой кнопкой мыши, вы получите доступ к контекстному меню. Это меню, помимо стандартных команд правки, содержит пункты для выбора цвета записки. Вы можете создавать все новые и новые электронные записки, а также удалять ненужные.
- Нажмите кнопку, расположенную в левом верхнем углу окна записки. Откроется окно новой записки.
- Нажмите кнопку, расположенную в правом верхнем углу окна записки. Откроется диалоговое окно с подтверждением удаления записки. После нажатия кнопки Да (Yes) записка будет удалена.
Немного подумал (погуглил) — чего и вам советую. И написал вот что :).
Чтобы работало при открытии файла, замените Sub Кнопка1_Щелчок() на Private Sub Workbook_Open()